分享 Excel 實用小技巧

分類:學習交流   2022/02/15

文/ 陳鵬安

 

先前在 NVDA 部落,我們介紹了不少關於 Excel 的入門操作,若你還從來沒用過 Excel,或是對它還不夠熟悉的話,建議趕緊回去看看複習喔!

而最近小編在使用 Excel 時,發現許多實用的技巧與觀念,迫不及待想要與各位分享,那麼就讓我們一起來看看吧!

 

插入與刪除儲存格

在編輯資料的過程中,我們難免會遇到需要在資料間插入新的內容,或是將某些內容從資料中移除,此時就會用到插入與刪除儲存格的功能了。而插入與刪除的快速鍵正好是一組的,可以先一同記下來。插入為 Ctrl+Shift+等於,也就是 Ctrl +加號,增加的意思;刪除則是 Ctrl+減號,減去的意思。

 

插入

我們首先先來看看「插入儲存格」。例如,我們已經製作了一個5列3欄的表格,資料分佈在 A1 到 C5 儲存格中。此時我們想要插入新的一列,位於第2及第3列之間。

要在第2列及第3列之間插入新的一列,游標需移至第3列的任何位置 (例如 B3),也就是說,待會插入的空白列,會在我們游標位置的上方;若是要插入空白欄,就會插入在我們游標的左方,這個觀念相當重要。

接著我們按下插入儲存格的快速鍵: Ctrl+Shift+等於,接著從選單中選擇「整列」,如此一來,原來的表格中第2列下方便會插入新的空白列,下方的資料全部下移。

然而,有的時候我們並不需要插入整個空白列,而是想要某些儲存格往下移即可,那麼在插入時我們就要選擇「現有儲存格下移」,並留意我們游標的位置。例如在前述的例子,我們只想要在 A 和 B 兩欄的第2列與第3列之間插入空白儲存格,也就是讓原本 A3 與 B3 儲存格以下的資料下移,但 C 欄的資料不受影響,那麼我們就要先將游標選取 A3 與 B3 兩個儲存格,接著從插入儲存格的選項中選擇「現有儲存格下移」。

以上是以插入「列」來舉例,而插入「欄」的方式也是相同的概念。那麼,我們要如何一次插入好幾列或好幾欄呢?方法也很簡單,就看我們一開始游標選取的數量而定。

例如前述的例子,我們想要在第4列與第5列之間插入三個空白列,那麼我們就將游標移至第5列 (如A5),接著向下選取三列,也就是將 A5 至 A7 選取起來,接著選擇插入整列,這樣就完成了!

※另外小小補充,若你想提升操作的速度,以下提供在插入儲存格選單中的各選項快速鍵,讓你可以很快選取要插入的選項。

例如:要插入整列,只要按下 Ctrl+加號,然後按下 R,接著按下 Enter 即可完成。

- 整欄: C ,取英文 Column 的首字母

- 整列: R ,取英文 Row 的首字母

- 現有儲存格下移: D ,取英文 Down 的首字母

- 現有儲存格右移: I ,取英文 Right 的第二個字母 (因為 R 被其他選項用過了)

 

刪除

要刪除儲存格也很簡單,其邏輯和插入相當類似。游標移到我們想要刪除的欄或列上面,按下 Ctrl+減號打開刪除選單,接著選擇「整列」或「整欄」即可將我們游標所在或所選取的地方,將整列、或整欄刪除。

若只是要刪除部分儲存格,則是將那些儲存格選取起來,接著在選單中選擇「下方儲存格上移」或是「右側儲存格左移」,我想意思應該相當好理解,只要熟悉便可活用囉!另外,也別忘了,若我們只是要刪除儲存格內的資料而不改變表格的結構,那麼只要將儲存格選取起來,按下 Delete,那麼儲存格的內容就會清空了。

 

將資料排序

最後,小編還想與各位分享一個好用的功能,那就是將資料排序!善用這個功能可以讓我們在檢視資料時,將資料按照一定的順序排列。

例如:假設你完成了一份十位同學的身高與體重紀錄表,資料共有三欄,分別是「姓名」、「身高」、「體重」,這些數字的分佈都是任意排列的。現在,我們想要將同學按照身高由低至高來排列,應該怎麼做呢?

首先選擇身高那一欄,並且要確認十位同學的儲存格都有選到,這裡你可以善用 Ctrl+方向鍵的功能,也就是找到第一位同學的身高後,按下 Shift+Ctrl+向下鍵,這麼一來整欄的數字就會都選起來了。

接著按下快顯鍵開啟快顯功能表,選擇「排序」,接著選擇「從最小到最大排序」後按下 Enter。這時應該會跳出一個排序警告視窗,警告我們所選取的範圍只有一欄,重新排序的話是否要連其他欄的資料一起排序,此時我們要選擇「將選取範圍擴大」,然後按下 Enter,這樣一來所有的資料是不是就都排列好了呢?可以看到身高數字最小的同學排到最上方,依序而下。

若不是選擇「將選取範圍擴大」而是選擇「依照目前的選取範圍排序」,那麼便表示只有我們選取的內容會排序,也就是「身高」那一欄會按照由小到大作排序,而不會連帶一起調整「姓名」和「體重」那兩欄,這麼一來身高所對應的同學也會亂掉,所以一般我們不會如此操作。

 

好了,今天就和各位分享到這邊,若你經常有在使用 Excel,或是好奇 Excel 有哪些功能,不妨就跟著上面的說明,自己實際練習看看吧!