撰寫專業文章第一步:作好「首行縮排」的設定

分類:NVDA官網消息   2021/12/13

文/ 錢旻宏


相信許多使用電腦的人多少都有聽過「文書處理」這個名詞,它之所以如此為人所熟知,是因為這是一個絕大多數電腦使用者都應具備的基本能力。所謂的「文書處理」就是擁有針對任何以文字、圖片、表格…等內容建構文件並使其容易閱讀的操作動作,目前有許多的應用程式就是專為「文書處理」而開發設計,其中最普及使用的非微軟公司(Microsoft)發行的辦公室系列軟體(Office)中的Word莫屬。

然而,在筆者的教學經驗中,許多人很用心學習了各種Word編排文件的指令與功能,理應能建立專業的文件,不論是學術還是商業應用,但往往事與願違,其中的原因很多,未來有機會可以慢慢探討,本期我們先就最簡單卻最容易忽略的格式設定:「首行縮排」進行說明示範,只要先掌握這個技巧,製作的文件立刻就有專業的感覺喔!


首行縮排的重要

什麼是「首行縮排」呢?記得小時候學習寫作文,老師都會千叮嚀、萬交代:「每一段落的開頭記得要空兩個中文字。」這個動作就是「首行縮排」,其目的是為了在視覺閱讀上能夠更清楚地分辨段落之間的區隔,久而久之就成了專業文書的慣例,即使以數位化形式建立文件依然要遵守,或許有視障朋友會說:「我的眼睛不方便,何必在乎文件的格式設定?」這個問題的關鍵在於,所建立的文件要用在何處?如果只是我們個人隨手記、自己聽讀,自然不需太在意格式問題;但若文件完成後是要與他人互動協作,那麼格式設定就很重要了。


設定步驟

本期要介紹的「首行縮排」設定,只是眾多專業文書格式設定中的一項,但也是在閱讀文件時最容易被審視的一項,所以才會說「掌握首行縮排就是撰寫專業文件的第一步」,那麼要如何進行「首行縮排」呢?請參考以下步驟:

  1. 撰寫文件內容時請依照「由左往右、由上而下」的順序輸入文字,該換段落時就按Enter鍵進行換段動作。
  2. 建議先依序完成文件所有內容後,再一併進行格式設定(包括字型、大小、對齊、首行縮排…等)。
  3. 由於「首行縮排」動作屬於「段落」格式設定,因此套用時不需選取任何文字,只要將編輯焦點放置於要設定的段落內任一處即可。
  4. 依上所述,確定編輯焦點位置正確後,按下「快顯鍵」開啟功能選單,並利用上下方向鍵在選單中找到「段落」項目並按Enter鍵開啟設定對話框。
  5. 開啟對話框後,利用Tab鍵依序在設定項目中移動焦點,直到找到「指定方式」項目(註:在新版的Word此項目名稱為「特殊」),這是一個下拉式選單,請利用上下方向鍵選擇「第一行」選項,此項目是用於指定段落第一行(即首行)套用縮排設定。。
  6. 完成上面設定後,再按Tab鍵將焦點跳至下一項目「位移點數」,此項目預設值應該為「2字元」,只要確定數值正確即可不需作調整,此項目就是指定首行要縮排多少個字元的控制。
  7. 確定上述兩個設定項目無誤後,直接按下Enter鍵套用並關閉對話框即可,此時焦點所在的段落已完成段落第一行空兩個中文字的動作了喲。

最後,補充一點,對於視力不方便的使用者,如要確定是否有成功設定「首行縮排」,請將焦點放在已設定的段落中,然後按下NVDA鍵+F聽讀格式資訊報讀,如有聽到語音報讀:「第一行,縮排,兩個字元」即表示設定成功,接下來就用相同步驟分別針對後續每個段落進行套用就可以了。

以上操作,過程是相當簡單的,相信各位只要練習幾次就可輕鬆上手,但最重要的是,往後在編輯文件時,除非是標題和編號項目清單,否則一般標準的段落文字都是可以設定「首行縮排」的,小小動作千萬別忘了。