學習操作 Word 中的註解功能

分類:學習交流   2020/10/17

文/ 陳鵬安


之前我們曾撰文分享了「學習操作 Excel的 註解功能」,今天就讓我們一起來看看註解功能在 Word 中應該怎麼使用!

註解是一段針對內文的補充說明,就像我們可能會在紙本文件的邊緣做筆記或加註內容一樣,也會用在針對他人撰寫的文章,提出修訂或澄清意見。在 Word 中會標示某個註解是由哪位使用者所加上的,以方便我們追蹤。此外,在列印文件時,也可以選擇是否將註解文字一併印出。


新增註解

要在文章內容新增註解,先將游標移至要新增註解的位置,接著按下快速鍵 Ctrl+Alt+M ,焦點就會跳至註解編輯區,供我們輸入註解文字。若忘記該組快速鍵,也可以按快顯鍵叫出快顯功能表,找到「新增註解」的選項,或至功能區中選擇「校閱」索引標籤中的「新增註解」選項。

此時若你按下 NVDA+F 來聽取文字格式,會聽到「註解文字」的提示。輸入好註解文字後,只要按下 Esc 即可回到本文內容。

在此提供大家一個小技巧,若遇到應用程式的快速鍵與 NVDA 或其附加元件原先定義的快速鍵有相衝,系統會將按鍵優先視為 NVDA 指令,此時你可以按下 NVDA+F2 來忽略下一個按鍵指令,並緊接著按下你要的快速鍵,這樣此快速鍵便會由應用程式來執行了。


閱讀註解

當我們閱讀到有註解的文字時, NVDA 會提示「有註解」,此時我們可以按下快速鍵 NVDA+Alt+C 來聆聽註解內容。

註:此功能必須將「文件格式」設定中的「註解」選項勾選才有效。

此外,我們也可以在Word 切換到瀏覽模式下,按單鍵 A 來跳到註解上;或使用 NVDA+F7 開啟元件清單,將「種類」切換到「標記」,來列出文章中的所有註解。


編輯註解

若要編輯先前撰寫的註解,先將游標移至該處,接著按快顯鍵選擇「編輯註解」,焦點即會跳至註解編輯區。若要刪除註解,則在快顯功能表中選擇「刪除註解」即可。


以上就是在 Word 中使用註解的簡單介紹,相信你學會以後,就能更有效率地使用 Word,並與他人協作更順利囉。最後,也請參考以下關於 Word 的延伸閱讀:


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