學習操作 Excel的 註解功能

分類:學習交流   2020/08/18

文/ 陳鵬安


先前 NVDA 部落曾介紹過多篇關於 Excel 的文章,相信你已經對 Excel 這套軟體不再陌生了。現在讓小編來介紹 Excel 在儲存格加上註解的功能。註解是一種針對儲存格提供額外的說明,此功能在其它應用程式如微軟的 Word,也經常使用到。在實際應用上,可能是文件的作者想在不影響內文的前題下,在某一個儲存格加上進一步的說明以提醒自己,例如在一個內容為「車資1000元」,插入一個註解「金額包括高鐵車資700元及計程車資300元」。也可能是針對儲存格需要進一步查證其正確性,「待澄清」或「待查證」等。

那麼我們要如何執行與「註解」相關的操作呢?如插入、編輯及刪除等。而 NVDA 又有那些功能可以讓視障者順利執行這些操作呢?為了將某一儲存格加上註解,小編曾依循一般人常操作的方式,從打開的「快顯功能表」中選擇「新增註解」選項,竟然發現 NVDA 似乎讀不到該彈出供輸入註解的區塊,因此在後續的輸入與編輯過程中,就如同在寂靜中摸索。這應是 NVDA 在此部份功能不足之故。那該怎麼辦呢?經過小編的深入研究,發現 NVDA 針對此問題有另開發一解方,也就是設計了一個利用快速鍵,開啟一個「註解」的對話框,讓使用者可在此對話框新增、查看及編輯註解。

註解的用途除了在儲存格上作標記或說明,讓自己或其他協同編輯的人可以更了解此欄位或資料的內容,也有些人用它來做為加書籤的功能,這對於一份很龐大的試算表尤其有用,插入了用以定位的註解,之後便可以很快地找到該位置了。以下我們就來看看要如何操作 Excel 中的註解吧!


新增註解

要在某一個儲存格中新增註解,將焦點移至該儲存格後,按下快速鍵 Shift+F2 會開啟「註解」對話框,接著輸入註解內容,輸入好後按 Tab 到「確認」按鈕,按下即可新增註解。


閱讀註解

當焦點移至有註解的儲存格時, NVDA 會提示「有註解」,若要聆聽註解內容可以按快速鍵 NVDA+Alt+C (取註解的英文 Comment 首字母 C)。


編輯註解

編輯註解內容的方式也相當簡單,同樣按下 Shift+F2 後開啟「註解」對話框,接著就可以編輯註解內容,編輯好後同樣找到「確認」按鈕。


利用元件清單列出所有註解

我們可以利用元件清單來列出所有註解,並快速跳到該註解的位置。按 NVDA+F7 開啟元件清單後,按 Shift+Tab 到「種類」群組,接著找到「註解」(或直接按下 Alt+O 來選擇)。接著按 Tab ,在樹狀檢視區域就會列出所有含有註解的儲存格,找到後按下 Enter 就可以跳到該註解的位置上。


刪除註解

要刪除註解,從快顯功能表中選擇「刪除註解」即可。


小練習:

以下我們就來針對上面所介紹的功能做個簡單的小練習吧!

新增註解

  1. 開啟一個空白的試算表,或任何一個已儲存的 Excel 檔案。
  2. 移至 B3 儲存格。
  3. 按下 Shift+F2 開啟註解對話框。
  4. 輸入「這裡有註解說明」。
  5. 按 Tab 到「確認」按鈕上按 Enter。
  6. 將焦點移至其他儲存格再移回來,此時 NVDA 會報讀「有註解 B3」。
  7. 按下 NVDA+Alt+C 可閱讀該註解內容。

編輯和刪除註解

  1. 同樣將焦點移至 B3 儲存格。
  2. 按一下 Shift+F2 再次開啟「註解」對話框。
  3. 此時編輯區會顯示註解內容,將它刪除並改為「這欄的內容需特別注意)。
  4. 按 Tab 找到「確認」後按下 Enter。
  5. 再次按 NVDA+Alt+C 來閱讀註解內容,看是否已成功編輯。
  6. 最後,按快顯鍵開啟快顯功能表,選擇「刪除註解」來將該儲存格的註解刪除。

利用註解作為書籤

假設我們正在閱讀一份龐大的試算表,需要紀錄每一次閱讀到的進度,便可使用註解的功能。

  1. 利用先前開啟的 Excel 試算表,我們在多個儲存格中新增註解,註解內容可使用日期例如:
    • A25: 0813
    • A50: 0814
    • C67: 0815
  2. 完成後,按下 NVDA+F7 來開啟元件清單。
  3. 按一下 Shift+Tab 到「種類」群組,並使用向下鍵找到「註解」。
  4. 按一下 Tab 回到樹狀檢視區域,此處就會列出所有試算表中的註解,找到後按下 Enter 即可跳至該位置了。

看完了以上的介紹並實際練習操作後,相信你已經可以掌握 Excel 的註解功能了。擅用註解不但能夠讓你和他人協作時有效溝通,更能讓你在一份很大的試算表中,用它作為記號,快速地跳到上面。

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