來聊聊如何閱讀 Google 文件

分類:人氣話題   2020/06/04

文/ 陳鵬安


現今是個講求團隊合作的時代,許多工作的完成,不論在學校或是在職場中,經常會遇到在同一時間,由許多人共同編輯同一文件的機會,例如小組專題報告,其中許多人最常使用的便是 Google 文件了。它是 Google 所建置的線上協作平台,可以想像成將我們平常在本機端使用的 Word 搬到網頁中,其他 Google 簡報、Google 試算表等等也是相同的概念。其優點是能夠直接在瀏覽器中共同編輯,即時地看到別人正在修改某個段落,且修改處可以即時上傳儲存,不需擔心檔案遺失等等,相當方便。具體來說,你和你的同學或同事可以使用各自的電腦編輯同一份文件,且可以即時地看到彼此撰寫的內容,進一步給予回饋或討論。

那麼,NVDA 的使用者是否也可以順利閱讀,並且參與共同編輯呢?答案是肯定的!今天就來先簡單介紹,當有人與你分享 Google 文件時,要如何設定及閱讀。


開啟 Google 文件

在實際的運作上,最常遇到的情況是要參與協作的成員之一,會傳一個連結給所有的協作成員,點進去後就會以瀏覽器開啟該 Google 文件了。例如你可以點以下連結來進入小編簡單設計的一份 Google 測試文件。

NVDA 部落測試文件


需注意的是,我們必須使用 Chrome 瀏覽器來開啟,對於 NVDA 才有協助工具的支援。

若你的預設瀏覽器不是Chrome,則需要變更。要變更預設瀏覽器,可以參考這篇文稿


點開文件後,首先要記得,要閱讀或編輯 Google 文件時,一定要先切換成焦點模式,你可以使用 NVDA+空白鍵來在瀏覽或焦點模式之間切換。

此時會有兩個狀況,一是可以順利閱讀到上面的內容,表示你已經有開啟螢幕閱讀器支援了;另一個情況是無法閱讀到任何內容,此時我們需要變更一些設定,其作法是開啟 Google 專為使用報讀軟體的使用者設計的螢幕閱讀器支援功能。


開啟螢幕閱讀器支援功能

要開啟螢幕閱讀器支援功能,首先請按 Alt+T 到「工具」子功能表,此處就和操作傳統的 Alt 功能表類似,你可以使用方向鍵探索看看有哪些分類及選項。

選擇「工具」後,按向下鍵展開,接著找到「協助工具設定」後按下 Enter。

此時會開啟無障礙設定對話框,按 Tab 找到「開啟螢幕閱讀器支援功能」的核取方塊,將它勾選,接著,再按 Tab 可以看到「開啟點字支援功能」,若你有使用點顯器,可以將它勾選來讓點顯器也同步顯示文件內容。

接著繼續按 Tab 會看到「開啟協作者公告設定」核取方塊,此設定可以讓 NVDA 報讀有誰登入或離開此文件、正在編輯哪個段落等資訊,可依照你的需求選擇是否勾選。

最後找到「確定」按鈕後按下回到文件,利用平常的閱讀鍵,看看是不是可以順利讀到文件內容了呢?(此時記得可以再次確認目前是否處於焦點模式)


將文件另存為 Word 檔

在執行到某一階段的文件,或最後的完稿,我們都可以將 Google 文件儲存成 Word 檔,也就是常見的附檔名 .docx 的格式下載下來,或是 pdf、純文字等格式。方法是先按 Alt+F 到檔案子功能表,接著找到「下載」,展開後選擇所要的格式即可。


今天我們先簡單地介紹如何閱讀及下載 Google 文件,最後要提醒的是,必須使用 Chrome 瀏覽器,並且切換到焦點模式才可以閱讀。因為是設定的緣故,你還不能在前述小編提供的測試文件中輸入文字或進行任何編輯動作。至於應該如何編輯呢?目前暫時賣個關子,就留到下次再進行說明囉!


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