續談 Excel 的自動填滿功能

分類:學習交流   2020/04/01

文/ 陳鵬安


上一篇文章中,我們介紹了 Excel 中好用的填滿功能,但那時只介紹了在儲存格中填入相同內容的方法。而填滿功能更實用的地方是,幫我們完成如數列、日期、編號等等有規律的資料,讓我們不需一一手動輸入。一起來看看要如何使用吧!


功能區中的「填滿」

先前我們曾介紹了利用快速鍵(Ctrl+D 或 Ctrl+R)將資料向下或向右填滿,而現在我們要介紹在功能區中有個選項,可以讓我們進行更多填滿相關的操作和設定。

首先按 Alt 到功能區,找到「常用」索引標籤,接著可以按 Ctrl+向右鍵,移到「編輯」群組,再用 Tab 找到「填滿」,這是一個摺疊的按鈕,按空白鍵將它展開。(若你常使用到此項功能,也可以記下其便捷鍵 Alt, H, F, I)

這裡可看到四個選項,分別是向四個方向的填滿,其中向下填滿及向右填滿,已在前一篇文章有詳細說明,若忘了可再去溫習一下。此處可發現又多提供了向上及向左填滿的功能,但這兩項一般較少使用,只要知道即可。


輸入數列

在上述提到的選項中還有一個是「數列」,它可以讓我們設定要填滿的內容和格式,以下用一個簡單的例子來介紹。假設我們要在 A 欄輸入1至50的編號:

  1. 將焦點移至 A1 並輸入「編號」,做為此欄的標題。
  2. 移至 A2 輸入數字「1」,這是這一數列的開頭資料。
  3. 按 Ctrl+G 接著輸入「A2:A51」後按下 Enter ,意思是選取 A2 到 A51 這 50 個儲存格,作為我們要鍵入數值的範圍。
  4. 移到填滿選項,並選擇「數列(或依序按下便捷鍵 Alt, H, F, I, S)
  5. 此時會開啟「數列」對話框,焦點會停在「間距值」,表示我們數列每個數要間隔的數值,若沒有輸入值,則預設是 1。
  6. 按一下 Tab 會跳到終止值,不需輸入任何數值。(若我們改變主意,只想填 1 到 20,可以在此輸入 20)
  7. 接著直接按下 Enter 來確定。
  8. 檢查一下我們的編號是不是都自動填上了,這樣是不是省事許多。

小提醒:

  1. 前述第三個步驟,按 Ctrl+G, 除了有將焦點跳到輸入的儲存格位置的功能外,我們也可以利用它來選取多個儲存格,其操作是,輸入開頭及結尾的座標,中間用 : (冒號)來連接,表示選取的開頭與結尾,這在 Excel 中相當常用到。
  2. 在數列對話框中有個單選鈕群組,可以選擇「等差數列」、「等比數列」、「日期」等等不同數列選項。

輸入日期

另外一個常用到填滿功能的情況是輸入日期。同樣我們來練習一個範例,在 B 欄輸入日期:

  1. 在 B1 輸入「日期」,做為此欄的標題。
  2. 在 B2 輸入「4/1」,此時 Excel 可能會自動轉為中文的「4月1日」,這是日期格式設定的關係,在此可以先忽略。
  3. 按 Ctrl+G 並輸入「B2:B51」來選取要填滿的日期範圍。
  4. 同樣開啟數列對話框,可以使用 Shift+Tab 來檢查,目前選擇的是「日期」,並預設以「日」為間距單位。
  5. 將所有欄位保持預設,直接按下 Enter 來確定。
  6. Excel 就會自動幫我們填上每天的日期了。

你不妨在前面的步驟 4,試著選擇其它的選項,例如:「工作日」等其他間距單位,或改變間距值來看看會有什麼效果。


今天我們介紹了如何在 Excel 快速輸入數列和日期的方法,這麼實用方便的功能,大家趕緊去練習看看囉!

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