帶你認識 PowerPoint 中的備忘稿

分類:學習交流   2019/12/16

文/ 陳鵬安


你是否曾聽說過在 PowerPoint 中的「備忘稿」功能呢?它究竟是什麼,NVDA 的使用者又該如何操作來幫助我們進行簡報呢?今天就來讓我為各位介紹 PowerPoint 中這個好用的功能吧!

「備忘稿」顧名思義是讓我們用來記錄簡報時的備忘事項或參考資料等,簡單來說,就是在簡報中要口頭報告的內容。一般而言,在進行簡報時,備忘稿的內容僅會出現在演講者面前的電腦,而投影到大螢幕上的只有投影片的內容,如此一來,演講者便可以利用備忘稿來提示他要講的事項。


編輯備忘稿

備忘稿的位置就位於每頁投影片的下方,當我們在編輯投影片時,可以利用 F6 跳到該區塊。若備忘稿被隱藏,可以跳到狀態列,並選擇其中的「備忘稿」按鈕。

備忘稿是一個多行的編輯區,我們可以在此輸入針對當前投影片報告時想要提到的文字。以下我們就來舉一個實際的例子,練習如何編輯備忘稿吧!


練習

首先請先下載網頁下方,內含兩頁投影片的簡報檔,並以 PowerPoint 開啟它。

這是一個很簡單的自我介紹簡報,在第一頁的標題可以看到「我是誰?」。

設想一下,你想要在報告時,用口頭的方式介紹自己,你便可以將重點內容記在備忘稿中,例如:

我是陳鵬安
台北人
目前擔任 NVDA 部落小編
……


接著切換到第二頁,同樣的概念,這次簡單記下自己的興趣與想要分享的內容,例如:

尤其喜歡國樂
會演奏二胡
……


在放映模式下閱讀備忘稿

編輯好備忘稿以後,我們可以按下功能鍵 F5 來放映看看。在放映模式中, NVDA 提供了一個具有切換功能的組合按鍵,可以讓我們在投影片及備忘稿內容之間切換。

按下 Ctrl+Shift+S 後,我們就可以閱讀備忘稿,而此時投影片翻頁的功能不會受影響,我們可以按 PageDown 翻到下一頁。若要切換回投影片的內容,則再按一次 Ctrl+Shift+S 即可。

(註:若按 Ctrl+Shift+S 發現 NVDA 無法順利在放映的畫面與備忘稿畫面之間切換,則可能是在 NVDA 安裝了某一個附加元件之組合鍵產生相衝了。例如,若啟用了「全能翻譯」附加元件,則會產生相衝,你可以將該附加元件暫時停用,或是到「輸入手勢」對話框中,找到「全能翻譯」其下的「显示单词详情」,將它設定為其他的按鍵組合,如此就可讓 NVDA 切換閱讀備忘稿的功能正常運作。)


學會了備忘稿的編輯與操作,是不是讓你在準備簡報時更有自信了呢?我們可以先將報告內容寫在備忘稿中,接著在報告時,切換到閱讀備忘稿的模式,這樣一來,便可以一邊讀著筆記,一邊描述當前投影片上的內容給聽眾聆聽,相信這會讓視障者在報告時,不需要仰賴太多他人的幫助,也可以很好地掌握簡報的內容了。


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