PowerPoint 剪報編輯技巧(一)

分類:學習交流   2019/01/01

文/ 陳鵬安


之前我們曾經在「輕鬆閱讀 PowerPoint」一文中,介紹了如何用 NVDA 閱讀投影片。那麼,如果我們要自己撰寫或編輯 ppt 又該怎麼做呢?接下來的文章,會陸續介紹一些關於 PowerPoint 的編輯方法與技巧,一步步帶你做出投影片,請別錯過,要持續觀看喔!


首先,我們要了解,投影片主要是用來呈現主講者的報告大綱,以輔助觀眾了解內容的重點。因此,投影片上呈現的文字不宜太多,字型也不要太小,且通常會以層級的方式,將報告的內容以條列的方式呈現。

雖然我們可以利用 NVDA 直接在 PowerPoint 中導航與編輯,但小編今天想要介紹利用先在記事本中編輯的方式,然後將簡報的內容及架構轉而在 PowerPoint 上做出來,這對於視障者而言,是一個較簡易,且可快速操作的方法,。


在記事本中撰寫大綱

首先打開一個空白的記事本文件,在上面輸入我們想要放進投影片的大綱文字,接著我們需要利用換行及 Tab 鍵來調整文字的縮排,以標示該行文字是屬於新頁面的標題,或內容的不同層級標題。

簡單的說,每一行文字代表一個條列的文字標題。若該行文字沒有縮排,代表換成新的一頁投影片的大標題,接著,文字則依照大綱的層級,依序在行首加上一個或以上的縮排,通常可按Tab 來達成。現在讓我們試舉以下為範例:


第一頁
(Tab)標題一
(Tab)(Tab)標題 A
(Tab)(Tab)標題 B
(Tab)標題二
(Tab)標題三
第二頁
(Tab)標題一
(Tab)標題二
(Tab)(Tab)標題 A
(Tab)(Tab)標題 B
(Tab)標題三


  1. 由於 NVDA 在瀏覽器無法正確呈現縮排,因此以 (Tab) 來表示該處需按一個 Tab 來縮排。
  2. 要表示換頁時的第一個大標題不需縮排
  3. 每往下一個層級,行首需多加一個 Tab 縮排。
  4. 不可以出現空白行,否則轉換到 PowerPoint 後,排版可能會失真。

撰寫好後直接將檔案命名並儲存在你想要的位置,附檔名為預設的 .txt 即可,但編碼請記得改為「Unicode」,以避免之後在 PowerPoint 中可能出現亂碼。(想了解如何修改記事本的儲存編碼,請參考這篇「記事本存檔時出現奇怪的訊息」)

你可以下載下方附加檔案中的「ppt文字範例」來做練習,內容是兩頁投影片,介紹兩位學生的基本資料和興趣,參考該文件的寫法,能夠讓你更清楚如何撰寫,也記得將符號等級切換到「符號等級-全部」,才可聽到內縮 Tab 的語音提示。


從 PowerPoint 中開啟檔案

接著我們啟動 Microsoft PowerPoint ,並選擇「開啟舊檔」或直接按下 Ctrl+O 。接著找到你剛才存放 txt 檔案的資料夾路徑,此時在「檔案類型」下拉方塊必須選擇「所有檔案 (*.*)」才能看到 txt 檔在清單中。(PowerPoint 與 Word 同為 Microsoft Office 套裝軟體,若你是使用 2013 以後的版本,可以參考這篇「如何調適 Word 進版後的操作問題」來了解如何設定,讓開啟舊檔更好操作。)


將檔案開啟後,我們可以直接按下 F5 進到投影片放映模式來閱讀看看,各個標題及頁數的編排是否是我們想要的樣式呢!確定無誤後,只要再按「另存新檔」,將檔案存為 ppt 或 pptx。

這樣一來,你就完成了一份最簡單、最基礎的投影片了!目前所介紹的,還不需要操作 PowerPoint 內的編輯或設計功能。如果你想讓投影片變得更美觀,關於各種字型、背景、動畫效果等等的調整,我們在以後部落的文章會陸續與大家介紹。


最後,很高興和大家一起迎接2019年,在此感謝大家過去一年對 NVDA 部落的支持,也祝福大家新年快樂!

在這新的一年,NVDA 部落為了與各位讀者有更多的互動,希望大家給予小編一些撰寫題材上的建議,歡迎各位讀者踴躍來信,說說你想要學習的題材,或對於 NVDA 部落有任何的想法或指教,都歡迎告訴我們!也請大家多多將 NVDA 部落的文章分享給你的朋友!

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