Excel實用小撇步

分類:學習交流   2018/02/02

文/陳鵬安


Microsoft Excel是我們經常用來處理試算表、編輯聯絡人資訊、做數據統計等等的好用工具,而今天要帶大家來看看三個使用Excel的小撇步,讓你之後在使用Excel能夠更加順暢。


1. 儲存格為何無法移動

使用鍵盤來操作時,我們會使用方向鍵來在儲存格之間移動,例如當我們焦點位在A1儲存格時,可以按向下鍵移動到A2。
但有時候不知為什麼,無論怎樣按方向鍵,儲存格就是沒辦法移動,NVDA只會一直唸同一個儲存格的座標,到底是哪裡壞掉了啊!
此時很有可能你是不小心將Scroll Lock開啟了。只要按下位於Home鍵上方的Scroll Lock鍵,聽到NVDA朗讀「Scroll lock關」,接著使用方向鍵移動看看,咦?是不是正常了呢?
那究竟Scroll Lock是做什麼用的呢?簡單來說,沒什麼用。在過去,它可以用來切換螢幕的捲動範圍。以Excel中遇到的狀況為例,當你將Scroll Lock開啟後,使用方向鍵時,會使畫面上的整個頁面朝著所按的方向捲動,而不是在儲存格之間做切換。而如今使用此功能的應用程式已經少之又少了。


2. 按Enter鍵要往哪裡去

當我們在儲存格中輸入完內容後按下Enter,在預設的情況下,游標會跳到該儲存格下方的儲存格,如在C3儲存格中按下Enter,會跳到它的下方,也就是C4儲存格。
那我能不能將它設定成跳到右方的儲存格,甚至哪兒也不跳,留在原來的儲存格呢?當然是可以的,請按照以下的步驟設定:
(1) 在Alt功能表的「檔案」中找到「選項」並按下Enter,或是依次按下快速鍵Alt, f, t。
(2) 此時焦點會停劉在類別清單上,按向下鍵找到「進階」
(3) 按一下tab會聽到一個名為「按 Enter 鍵後,移動選取範圍」的核取方塊,若取消勾選則在編輯時按下Enter鍵後不會移動儲存格焦點
(4) 若前述選項有勾選的話,再按一下tab,會聽到一個名為「方向」的下拉方塊,此下拉方塊便是讓你調整按下Enter後,焦點應跳到哪一個方向的儲存格。
(5) 完成後直接按下Enter來確定。


3. 自動換列

預設情況下,每個儲存格的大小是相等的,而其內容的文字只會顯示在同一行,因此當某個儲存格的內容過多時,在畫面上它有可能被隱藏起來,而此時NVDA也會提示我們該儲存格「超載了」。
為了在畫面上可以看到完整的內容,我們可以使用「自動換列」的功能,讓多餘的文字換行顯示。開啟自動換列的功能如下:
(1) 在Alt功能表中找到「常用」索引標籤
(2) 接著使用Ctrl+tab找到「對齊方式群組」
(3) 接著使用tab找到「自動換列」並將它選取
(4) 此時當焦點再回到原先超載的儲存格上時,NVDA已不會再提示「超載了」,而當你使用F2來編輯該儲存格內容時,也可以看到它變成以多行的方式顯示。


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